Le phasage d’un projet de travaux
Collectivité publique, structure privée ou particulier, la réalisation de travaux est toujours un moment particulier contenant son lot de stress, d’incertitudes et parfois de mésaventures. En quoi consiste un phasage d’un projet de travaux ? Quelles sont les différentes phases d’un projet ? Quelle est l’importance attachée à chacune de ces phases ? Toutes ces questions ont été abordées lors du webinaire organisé par Théo Norme.
Les composants du projet
Selon la norme ISO 9000 un projet est :
- Une réalisation globale avec une date de début et de fin ;
- Alimentée par des ressources provenant souvent de différents services ;
- Dirigée vers un objectif précis ou une finalité bien établie ;
- Soumise à des contraintes de coût, de temps, de ressources et de qualité ;
- Divisible en étapes ou phases ;
- Associée à une priorité identifiée dans l’organisation de l’entreprise.
La gestion de projet se définit alors par la somme des techniques, procédures, ressources humaines et éléments ayant pour objectif une réalisation unique. En d’autres termes, il s’agit d’une discipline qui consiste à planifier, assurer la mise en œuvre, faire le suivi et maîtriser le projet. Cela revient à définir le phasage d’un projet de travaux.
Tout l’enjeu de la gestion de projet consiste à maintenir l’équilibre du triangle d’or du projet, composé des dimensions de qualité, de délais et de coût.
L’objectif étant d’éviter, autant que possible, les distorsions de ce triangle telles que l’allongement des coûts ou des délais ou encore, l’affaissement de la qualité.
Le principe de phasage d’un projet de travaux
Une phase se décline en 4 étapes principales.
La première concerne l’identification de la phase. Il s’agit déjà de la nommer en identifiant sa finalité, sa fonction, les acteurs qui contribuent à son élaboration et les moyens mis en œuvre pour la réaliser. En somme, chaque phase est un projet dans le projet.
La seconde étape concerne le ou les livrables. Il s’agit des produits attendus de la phase, qu’il s’agisse des dossiers, des rapports ou du produit achevé.
La troisième étape de la phase consiste en l’établissement d’un jalon qui a pour objectif la validation du produit de la phase. Cette étape est cruciale car elle fonde la décision de poursuivre le projet ou de passer à la quatrième étape qui consiste en l’application de correctifs au livrable.
Après l’accomplissement des éventuels correctifs et après une nouvelle étape de validation, la phase peut s’achever et enchaîner sur la phase suivante.
Les phases principales
L’importance de la préparation du phasage d’un projet de travaux
Nous n’insisterons jamais assez sur l’importance de la préparation d’un projet, dont le rôle est d’identifier ; de la manière la plus exhaustive possible, les problématiques potentielles, de comparer les scénarios et d’anticiper les points de blocages.
Lors de cette étape cruciale, les diagnostics et les études préalables au projet sont malheureusement souvent négligés. Ces éléments constituent pourtant la base normative, réglementaire et factuelle sur laquelle le reste du projet va pouvoir s’appuyer tout au long de sa réalisation.
En marché public, les attributions du maître d’ouvrage dans le cadre de marchés publics liés à la maitrise d’ouvrage publique et à la maîtrise d’œuvre privée sont définies au Livre IV, Titre II, Chapitre 1er et notamment dans l’article L 2421-1 du Code de la commande publique (CCP) :
« Les attributions du maître d’ouvrage qui, pour chaque opération envisagée, s’assure préalablement de sa faisabilité et de son opportunité, sont les suivantes :
- La détermination de sa localisation ;
- L’élaboration du programme défini à l’article L. 2421-2 ;
- La fixation de l’enveloppe financière prévisionnelle ;
- Le financement de l’opération ;
- Le choix du processus selon lequel l’ouvrage sera réalisé ;
- La conclusion des marchés publics ayant pour objet les études et l’exécution des travaux de l’opération. »
Ces attributions sont notamment précisées pour la programmation de l’opération dans les articles L2421-2 à L2421-5 du CCP
En vertu de l’article L2421-2 du CPP :
« Le programme élaboré par le maître d’ouvrage comporte les éléments suivants relatifs à la réalisation et à l’utilisation de l’ouvrage :
- Les objectifs que l’opération doit permettre d’atteindre ;
- Les besoins que l’opération doit satisfaire ;
- Les contraintes et exigences de qualité sociale, urbanistique, architecturale, fonctionnelle, technique et économique, d’insertion dans le paysage et de protection de l’environnement. »
L’article L2421-3 du CPP:
« Le maître d’ouvrage élabore le programme et fixe l’enveloppe financière prévisionnelle de l’opération avant tout commencement des études d’avant-projet par le maître d’œuvre.
Il peut préciser le programme et l’enveloppe financière avant tout commencement des études de projet par le maître d’œuvre. »
Le maître d’ouvrage, qu’il soit public ou privé, peut et, a même tout intérêt à se faire accompagner dans les phases préparatoires et lors de l’établissement d’un programme répondant aux éléments précités.
Dans le cadre de la planification de l’opération, il convient de faire preuve d’une vigilance particulière quant aux délais des démarches administratives de demandes d’autorisation de travaux, dont l’instruction implique des délais incompressibles qu’il convient d’intégrer au planning du projet.
En effet, les demandes réalisées tardivement génèrent immanquablement des conséquences néfastes pour le projet (augmentation du délai et des coûts, baisse de la qualité)
Le choix du maître d’œuvre
Vos objectifs, les besoins de l’opération étant définis, l’étape suivante consiste à vous entourer d’une équipe de maîtrise d’œuvre en mesure de répondre aux enjeux du projet.
Ce choix, essentiel pour la conduite d’un projet de qualité, représente une part moindre du budget globale de l’opération.
En effet, les montants investis par la maîtrise d’ouvrage pour mener à bien une opération sont sans commune mesure avec le montant du marché de maîtrise d’œuvre, qui ne représente qu’en moyenne 10 % de l’investissement et 2 % du coût global de l’opération sur la durée de vie de l’équipement.
Le budget alloué au marché de maîtrise d’œuvre est d’autant plus relatif que le coût global variera significativement en fonction de la qualité de la maîtrise d’œuvre, de l’optimisation des solutions constructives et des choix techniques, ainsi que de l’intelligence investie dans la conception initiale.
Il est donc important de demander aux maîtres d’œuvre consultés de présenter des références justifiant de leur gestion antérieure d’opérations de complexité ou de contexte similaires (neuf ou réhabilitation par exemple), démontrant leur capacité à réaliser le programme envisagé.
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